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协同办公系统给企业管理带来的改变

2016-06-23


协同办公系统给企业管理带来的改变

在企业运营管理的过程中,通常我们会听到如何才能将公司的决策有效的执行下去,大家都会抱怨,这个文件下去没有很好的执行,那个决定没有很好的贯彻。这个就是我们通常所说的公司的执行力的有效的问题。那么随之而来的,如何去提升公司的执行效率,如果去控管执行力度,就成为了问题解决的关键之处。如上所说,通常情况下,我们的执行方案都是通过纸本文件发送出去,而企业管理者对于员工的要求也定义于看了文件就要按照要求来执行,可是假如我没有看到文件,是否执行不力就与我无关呢?答案显然是否定的。   

在以往的办公流程当中,文件的执行,只能被动的要求员工去看,但是究竟是否真正了解文件中的要求,作为主管不得而知。协同办公系统上线之后,对于文件的读取都有了详细的记录。举例来说,很多执行文件都是通过公告发出,以往的纸本传达或是海报张贴,都无法控管员工对于文件的了解情况,而系统中自动抓取的浏览记录,现在则是为制度的有效执行提供了必要的基础数据。有了此类数据,再也没有理由和借口,制度的执行将得到极大的提高。   

1、会议任务追踪   

会议是一个企业中必不可少的一项活动,不仅仅可以进行上下级的沟通,而且也可以用做平级之间的信息交流。开会的重点在于会议中决定和交办的事项,而不是整个会议的过程。会议记录也是会议中必不可缺的一个部分。并且对于会议中交办事项后续的追踪,也是应该成为主管工作很重要的一个部分。   

通过协同办公系统,我们可以进行会议记录,并且设置交办事项和决议事项。交办事项可以直接添加到执行人的工作日历中,并且对于后续的执行情况,企业管理者可以进行进度掌控。让会议做到有案可查,有依可寻。同时,将会议的宗旨很好的贯彻下去,这才实现了开会的目的。   

2、掌控交办工作状况   

在平时的工作中,主管接触的比较多的就是交办工作。既有领导交办给自己的工作,也会有自己需要交办给下属的工作。对于交办工作,最关键的在于,如何掌握交办事宜的完成情况。对于领导交办给自己的工作,需要及时的进行回报工作进度,而对于交办给下属的工作,则需要随时能够掌握进度,对于工作过程中出现的问题及时提供解决意见等。   

在协同办公系统中,也同样提供了交办工作管理的功能。在此,通过任务管理流程做到信息的上通下达。同时,对于工作的进度也可以轻松的监控到,很清晰的了解到每一件交办事项的进度和遇到的问题。每项工作完成后,还可以对于完成工作工作进行归档,让自己的工作有据可查,节省了大量的沟通时间去完成其他方面的工作。   

3、部门知识分享   

目前“知识管理”已经成为一股席卷全球的热潮,领导者要鼓励知识分享,保证每个员工都能了解企业的方方面面,包括财务、有竞争力的产品或服务,以及企业的战略。有效的知识分享,可以提高整个团队的人员素质,进而提升整个团队的工作效率和工作品质。   

一般情况下,团队领导掌握着信息,只是在需要谁知道时才能获知,经理们在他们已经做出的决定确实需要一个橡皮图章时,才请求别人的协作;一系列个人的和组织的障碍,导致员工没有分享他们的知识。这些人为障碍彰显了一个十分重要的问题:在知识管理中依赖科技手段促进交流之前,要优先处理人的问题。由上所述,可以看出,在进行知识分分享时,很关键的一个因素就是需要一个平台来共享这些信息。知识通常都是由个人经验得来,那么这个人要把自己所掌握的知识、信息分享出去,第一步,就是需要这样的一个平台。   

协同办公系统中,通过讨论区、公文包等模块,就可以为知识分享提供这样一个平台。并且可以根据需要去自由的组合使用这些模块。可以针对某些观点展开讨论,可以将行业内的一些最新的咨询共享给大家。在长时间的讨论过程中,员工的整体素质可以得到提高。同时,日积月累的讨论过程以及分享的文章,也可以慢慢的形成一种良好的学习氛围,为新进员工进入公司后的培训也提供了基础资料。   

4、明了部门人员动向(行事历)   

对于一个企业来说,对外的交流是一个很重要的工作。这种对外交流可以表现为出差,或是拜访客户,抑或是去集团下其他的分公司进行交流。而对于主管来说,这样的外出的机率也远远要大于普通员工。如何让上一级主管了解到自己每天的工作,让自己清晰每日行程,如何让下属及时联络到自己,并且去监控各位下属的每日动向,这也成为了主管工作的一个难点。   

协同办公系统中特别设计了行事历,为您准备好了各种分类,如会议、备忘、休假等,建好资料后每日行程及未来工作安排均可以显示在系统的首页上,并设有系统提醒功能。个人工作日历和部门工作日历之间的分开,相互之间不会混淆。还可以根据事件的类型进行分类,如已完成和未完成等。作为一个公司的一把手,您不仅可以自己安排好行程,更可以查看公司每一位员工以及各部门的工作日历,进行统筹管理。   

   

我们知道,正确的决策是企业做大做强的重要前提,然而伴随着决策条件的瞬息万变,很多企业都会陷入这样一种困惑,我该如何从拣选出准确的资料?该怎样优化我的企业决策程序?又该通过方法才能提高我企业的决策效能?而这些企业管理中遇到的问题,协同办公系统一一帮你解决。

 

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